Release Notes

Slotr is een Nederlands platform voor het organiseren van bijeenkomsten zonder gedoe. Waar je vroeger je toevlucht nam tot WhatsApp-polls, Datumprikker, Google Forms en losse spreadsheets, regelt Slotr het hele traject op één plek: aanmeldingen, tijdslots, wachtlijsten, bevestigingsmails en deelnemersoverzichten.

Slotr is gebouwd om eenvoudig te zijn voor degene die organiseert én voor degene die zich inschrijft. Geen technische kennis nodig, geen abonnement vereist om te beginnen, en alles in het Nederlands.

Iedereen die meer dan een paar keer per jaar mensen op één plek of moment wil verzamelen. Slotr is in v1.0 al concreet bewezen voor:

Twee rollen in de app:

• Organisator — maakt events aan, beheert deelnemers, exporteert lijsten. Begint op het Free-plan en kan upgraden naar Pro voor onbeperkt events plus white-label functies.
• Deelnemer — schrijft zich in op events via een link. Account is optioneel; één klik op een magic-link maakt een account aan zodat volgende inschrijvingen sneller gaan en alle inschrijvingen op één plek staan.

Ga naar slotr.nl en klik op Gratis starten. Je doorloopt een korte onboarding:

1. Vul je naam en e-mailadres in. Geen wachtwoord nodig — je krijgt direct een inloglink in je mail (magic link). Klik op die link en je bent binnen.
2. Kies je branche — Griffie, School of Overig. Slotr past het dashboard en de beschikbare voorbeeld-sjablonen hierop aan.
3. Kies een voorbeeldevent. Slotr maakt direct een concept-event aan op basis van jouw situatie (ouderavond, werkbezoek, informatieavond, etc.). Je kunt dat daarna naar wens aanpassen of meteen verwijderen.

Je bent binnen twee minuten klaar om je eerste echte event te publiceren.

Klik in het dashboard op Nieuw event. Je vult in:

• Naam, beschrijving en locatie — de adres-zoeker vult automatisch aan op basis van Google Maps.
• Datum, starttijd en optioneel eindtijd.
• Maximum aantal deelnemers — laat leeg voor geen limiet.
• Omslagfoto (optioneel) — sleep een afbeelding of plak een URL.
• Privé-instelling — privé-events zijn alleen toegankelijk via de directe link.
• Toon deelnemerslijst — bepaal of bezoekers de namen van bevestigde deelnemers mogen zien.
• E-maildomein-restrictie (optioneel) — alleen mailadressen op de opgegeven domeinen kunnen inschrijven.

Wil je deelnemers meerdere momenten laten kiezen? Voeg tijdslots toe — elk slot met eigen tijd en capaciteit. Wil je extra vragen stellen (carpool, dieetwens, opmerkingen)? Voeg formuliervelden toe in zes types: tekst, keuze, nummer, checkbox, datum, e-mail.

Klik op Publiceren of Opslaan als concept. Concept-events zijn niet zichtbaar voor anderen totdat jij ze publiceert.

Na publicatie krijgt je event een korte unieke link zoals slotr.nl/e/abc123. Op de eventpagina in het dashboard staat een deelknop waarmee je die link kopieert of direct doorstuurt via:

• WhatsApp — opent direct met de link én een korte tekst
• E-mail — opent je mailprogramma met titel en omschrijving voorgevuld
• QR-code — handig voor flyers, schermen of bij de ingang
• Embed — Pro-functie: iframe-code voor je eigen website (zie verderop)

Op de eventpagina in het dashboard zie je realtime:

• Hoeveel deelnemers bevestigd zijn en hoeveel op de wachtlijst staan
• Een bezettingsbalk per event én per tijdslot
• De volledige deelnemerslijst met status, inschrijfdatum en antwoorden op extra vragen

Je kunt per deelnemer:

• Een bevestigingsmail opnieuw versturen
• Iemand handmatig annuleren (de eerstvolgende op de wachtlijst schuift dan automatisch door)
• Iemand verplaatsen tussen tijdslots

Klik op de Excel-knop bovenaan de deelnemerslijst en je downloadt een kant-en-klaar .xlsx-bestand met:

• Naam, e-mail, status (bevestigd / wachtlijst / geannuleerd) en inschrijfdatum
• Gekozen tijdslot
• Alle antwoorden op extra formuliervelden — elk veld een eigen kolom

Klaar voor de cateraar, voor je boekhouding, of om met je collega te delen. Geen formules, geen verborgen tabbladen — gewoon platte data.

Heb je een Slotr-link gekregen? Dan hoef je geen account aan te maken om je in te schrijven. Vul je naam en e-mailadres in, kies een tijdslot als die aangeboden worden, beantwoord eventuele extra vragen, en klik op Inschrijven. Je krijgt direct een bevestigingsmail met alle details — inclusief een agenda-bijlage en een persoonlijke afmeldlink.

Wil je vaker inschrijven op events zonder telkens je gegevens opnieuw in te vullen, of wil je organisators volgen voor automatische updates? Maak dan een gratis deelnemersaccount aan via slotr.nl/auth/register— of klik gewoon op “Stuur me een inloglink” ná je inschrijving. Eén klik in je inbox en je hebt een account.

Vanaf dan vind je al je inschrijvingen op één plek, kun je organisators volgen, en gaan toekomstige inschrijvingen met één klik.

Volledige controle over elk event:

• Naam, beschrijving en locatie met adres-autocomplete
• Datum, starttijd en optionele eindtijd
• Maximum aantal deelnemers (leeg = geen limiet)
• Omslagfoto via upload of URL
• Privé-events alleen toegankelijk via directe link
• Bepaal of bezoekers de namen van bevestigde deelnemers mogen zien
• Optionele e-maildomein-restrictie

Sla op als concept (niet zichtbaar) of publiceer. Alles is naderhand bewerkbaar — ook tijdslots en formuliervelden. Verwijderen vereist expliciete bevestiging.

Voeg meerdere tijdslots toe als je deelnemers een keuze wilt geven — bijvoorbeeld rondleidingsmomenten bij een open dag, 10-minutengesprekken bij een ouderavond, of overlappende shifts bij een evenement.

Elk tijdslot heeft een optionele naam, een starttijd, een optionele eindtijd en een eigen maximumcapaciteit. Op de inschrijfpagina kiest de deelnemer een beschikbaar slot — of meerdere tegelijk als jij dat toelaat. Volle slots zijn duidelijk gemarkeerd. Raakt een slot vol, dan gaat de deelnemer automatisch op de wachtlijst voor dat specifieke slot.

Elk event heeft een publieke inschrijfpagina op slotr.nl/e/[code]. Naam en e-mailadres zijn altijd verplicht. Daarnaast kun je zelf extra vragen toevoegen in zes veldtypen:

Per veld stel je in of het verplicht is en kun je een toelichting meegeven.

Een veld kan voorwaardelijk zichtbaar zijn op basis van een eerder antwoord. Klassiek voorbeeld:

• Vraag 1 — “Heb je dieetwensen?” (Keuze: Ja / Nee)
• Vraag 2 — “Welke?” (Tekst) — verschijnt alleen als Vraag 1 = “Ja”

Zo houd je formulieren kort en relevant. Slotr controleert ook bij verzending dat verborgen velden niet ten onrechte als verplicht worden geweigerd.

Bij het aanmaken of bewerken van een event kun je een lijst toegestane e-maildomeinen opgeven (bijv. zuyd.nl, student.zuyd.nl). Alleen mailadressen op die domeinen kunnen zich inschrijven. Ideaal voor:

• Hogescholen die intern willen houden welke studenten zich inschrijven
• Bedrijven die personeelsevents alleen voor eigen medewerkers openstellen
• Verenigingen die meeloopdagen voor specifieke partnerorganisaties organiseren

De restrictie is optioneel — laat het veld leeg en de inschrijving blijft voor iedereen open. Toegestane domeinen worden duidelijk getoond onder het e-mailveld op de publieke pagina.

Raakt een event of tijdslot vol, dan biedt Slotr de deelnemer automatisch een plek op de wachtlijst aan. Valt er een bevestigde inschrijving weg — door annulering door de deelnemer of door een organisator — dan promoveert Slotr automatisch de eerstvolgende persoon op de wachtlijst en stuurt diegene een bevestigingsmail. Dit gebeurt binnen enkele seconden, zonder handmatig ingrijpen.

Elke inschrijving triggert automatisch een bevestigingsmail met:

• Naam van het event en de organisator
• Datum, tijd en locatie
• Het gekozen tijdslot (indien van toepassing)
• Een ICS-bijlage zodat de afspraak direct in de agenda valt
• Een persoonlijke afmeldlink

De afmeldlink leidt naar een bevestigingspagina waarop de deelnemer zijn keuze nogmaals bevestigt, zodat e-mailclients die links vooraf scannen niet per ongeluk iemand afmelden.

Bij elk event stel je zelf in hoe en wanneer de herinneringsmail verstuurd wordt:

• Tijdstip — 1 tot 168 uur vóór aanvang, met een schuifregelaar. Default is 24 uur.
• Tekst — gebruik de standaard tekst, óf schrijf je eigen bericht (tot 1500 tekens). Gebruik {voornaam} voor personalisatie; datum, tijd, locatie en agenda-link worden automatisch toegevoegd.
• PDF-bijlage (optioneel) — voeg bv. een routebeschrijving, programma of huisregels toe (max 5 MB).
• Aan / uit — schakel de reminder per event helemaal uit als je 'm niet nodig hebt.

De herinneringsmail komt automatisch op het ingestelde moment binnen bij bevestigde deelnemers, inclusief ICS-bijlage en de optionele PDF. Wachtlijst-deelnemers krijgen geen reminder. Wil je 'm nu meteen sturen (bv. omdat je iets vergeten was te delen)? Klik op Nu sturen op de event-pagina in het dashboard.

Op de eventpagina in het dashboard zie je direct:

• Hoeveel deelnemers bevestigd zijn en hoeveel op de wachtlijst staan
• Een bezettingsbalk per event én per tijdslot
• De volledige deelnemerslijst met status, inschrijfdatum en antwoorden op extra vragen
• De mogelijkheid om een deelnemer handmatig te annuleren of te verplaatsen tussen tijdslots
• De optie om individueel een bevestigingsmail opnieuw te versturen

Via de Excel-knop download je een kant-en-klaar .xlsx-bestand met alle deelnemers, inclusief tijdslot en alle veldantwoorden.

Via Meldingen → Nieuwe melding stuur je een e-mail naar bevestigde deelnemers, wachtlijstdeelnemers of allebei — van één specifiek event of al je events tegelijk. Elke verzonden melding wordt bijgehouden in de meldingsgeschiedenis.

Geen wachtwoord nodig. Vul je e-mailadres in, klik op de link in je inbox, en je bent binnen. Sneller en veiliger — er valt geen wachtwoord meer te vergeten of te lekken. Werkt zowel op de webapp als in de iOS-app via een deeplink.

Organisatoren met een ingestelde profielpagina (slotr.nl/o/[slug]) hebben een publieke pagina waarop al hun lopende events zichtbaar zijn, inclusief korte bio en logo. Op elke eventpagina in het dashboard staat een deelknop voor het kopiëren of delen van de inschrijflink via WhatsApp, e-mail of QR-code. Voor sociale media wordt automatisch een open-graph-afbeelding gegenereerd met de eventtitel en datum.

Bezoekers kunnen je organisatie volgen via de Volgen-knop op je profielpagina of op een eventpagina. Volgers krijgen automatisch een e-mail wanneer je een nieuw event publiceert, en kunnen die meldingen per organisator aan- of uitzetten. Voor jou als organisator is er een aparte Volgers-pagina met overzicht en exportmogelijkheid.

Soms wil je éérst de juiste datum vinden vóórdat je een event aanmaakt. Met Planr zet je snel een aantal datumvoorstellen klaar, deelt de link, en laat genodigden aanvinken wanneer ze kunnen. Slotr toont direct welke datum het beste scoort. Wanneer je de definitieve datum kiest, kun je vanuit Planr automatisch een Slotr-event aanmaken voor de inschrijvingen.

Je kunt meerdere collega's onder één organisatie schalen via Instellingen → Organisatie. Leden delen het organisatorprofiel, de huisstijl en (op Pro) het eigen subdomein. Beheerders binnen de organisatie kunnen rollen toekennen en leden toevoegen of verwijderen.

Slotr is ook beschikbaar als native iOS-app voor iPhone. De app spiegelt de belangrijkste dashboardfuncties:

• Events bekijken, aanmaken en bewerken
• Deelnemerslijsten doorzoeken en bevestigen of annuleren
• Pushmeldingen bij nieuwe inschrijvingen of annuleringen
• Snel een inschrijflink delen via het iOS-deelmenu

Inloggen op de app gebeurt met dezelfde magic-link als op het web. Pushmeldingen kun je per type event aan- of uitzetten in de app-instellingen.

Het Free-plan is voor veel organisators meer dan genoeg om te beginnen. Wie vaker of grootschaliger organiseert kan upgraden naar Slotr Pro (€19/maand of €190/jaar) — met 14 dagen gratis om alles uit te proberen. Slotr bespaart organisators tot 4 uur per week aan plannen, mailen en deelnemerslijsten bijhouden — snel verdiend.

Voor teams en organisaties is er een Team-plan: €12 per actief lid per maand (vanaf 26 leden €10/lid). Inclusief alles van Pro, plus gedeeld organisator-profiel, eigen subdomein en beheer van rollen.

Bij je eerste upgrade krijg je 14 dagen volledige toegang tot alle Pro-functies, zonder dat er iets wordt afgeschreven. Pas op dag 15 incasseert Stripe automatisch. Annuleer je in die 14 dagen dan betaal je niets. Stripe verzamelt de kaart wel direct, zodat de incasso na de trial soepel verloopt — en als de kaart faalt, pauzeert Slotr je abonnement zonder dat je data verliest.

Op het Free-plan kun je maximaal 1 actief event tegelijk hebben. Met Pro heb je geen limiet. Concept-events tellen niet mee voor die limiet — je kunt dus altijd vooruit werken.

Stel onder Instellingen → Brandingeen merkkleur en logo in. Die worden toegepast op al je publieke eventpagina's: de inschrijfknop en accentkleur nemen jouw huisstijl over, en jouw logo verschijnt in de header.

Pro-organisaties krijgen automatisch een eigen subdomein op slotr.nl — bijvoorbeeld jouwclub.slotr.nl. Daar verschijnt jouw organisatorprofiel en alle bijbehorende events, volledig in eigen kleuren. Geen DNS-werk nodig: Slotr provisioneert het subdomein automatisch zodra je organisatieslug is ingesteld.

Elk event is te embedden op je eigen website of intranet via een iframe. Op de eventpagina in het dashboard vind je kant-en-klare embedcode:

<iframe
  src="https://slotr.nl/embed/[code]"
  width="100%"
  height="600"
  frameborder="0"
  style="border-radius:12px;"
></iframe>

Voeg tot drie collega's toe als co-organisator van een event. Co-organisators kunnen het event bewerken, de deelnemerslijst inzien en e-mails versturen — zonder dat je hen platformbrede adminrechten hoeft te geven.

Het Inzichten-dashboard geeft een overzicht van:

• Totaal aantal inschrijvingen (alltime en laatste 30 dagen)
• Gemiddelde bezettingsgraad over al je events
• Inschrijvingen per dag — staafdiagram voor de afgelopen 14 dagen
• Top-events op basis van inschrijvingen, met vulgraad
• Volgersgroei en conversie-ratio op je publieke pagina

• Hosting in de EU — Slotr draait op servers in Frankfurt (Duitsland), binnen de Europese Unie.
• Versleutelde verbinding — Alle communicatie verloopt via HTTPS.
• Wachtwoordloos inloggen — Geen wachtwoorden om te lekken; magic-links zijn eenmalig en tijdsgebonden.
• Veilige afmeldlinks — Uniek per inschrijving, vereisen een expliciete bevestiging op een aparte pagina.
• Bestandscontrole — Geüploade afbeeldingen worden gecontroleerd op bestandstype via magic bytes, zodat kwaadaardige bestanden worden geblokkeerd.
• Toegangsbeheer — Organisators zien en bewerken alleen hun eigen events en deelnemers. Co-organisators hebben toegang per event. Admins beheren het platform via een afgeschermd paneel.
• Account verwijderen — Je kunt op elk moment je account leegmaken via Instellingen → Account. Inschrijvingen worden geanonimiseerd zodat statistieken van organisators niet breken.

Slotr slaat alleen de gegevens op die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van het platform. Zie de privacyverklaring op slotr.nl/privacy voor het volledige beleid.